BTEC Level 5 Unit 4 Database Design & Development Assignment Brief 2026

BTEC Unit 4 Assignment Brief 

Vocational Scenario or Context 

You are working as a database developer for Quick Fix Auto, a local car repair workshop that provides routine maintenance and repair services.

Currently, the workshop manages all customer records, vehicle details, and parts inventory using paper files and notebooks. This often leads to difficulty in tracking a vehicle’s service history, ordering incorrect parts, and delays in issuing invoices.

The owner wants you to design and develop a relational database system to store and manage the following information:

Customers (Name, contact details, vehicle information “Make, Model, License Plate”)

Parts (Part name, part number, quantity in stock, price, supplier)

Services (Service name, description, estimated labour cost)

Work Orders (Customer and vehicle details, services requested, parts used, total cost)

The database will need to allow staff (mechanics and receptionists) to:

Register new customers and their vehicles.

Track inventory levels of parts and re-order.

Create new work orders and update their status (In Progress, Completed).

Issue accurate invoices based on services and parts.

Maintain a complete service history for each vehicle.

Your role is to design, develop, test, and document the database to ensure it meets user and system requirements.

أنت تعمل كمطور قواعد بيانات في ورشة “التصليح السريع”، وهي ورشة صيانة سيارات محلية تقدم خدمات إصلاح وصيانة دورية.

حاليًا، تدير الورشة جميع سجلات العملاء، تفاصيل المركبات، ومخزون قطع الغيار باستخدام ملفات ورقية ودفاتر ملاحظات، مما يؤدي غالبًا إلى صعوبة في تتبع تاريخ صيانة المركبة، طلب قطع غيار غير صحيحة، وتأخير في إصدار الفواتير.

يريد المالك منك تصميم وتطوير نظام قاعدة بيانات علائقية لتخزين وإدارة المعلومات التالية:

العملاء (الاسم، تفاصيل الاتصال، معلومات المركبة “النوع، الموديل، رقم اللوحة”)

قطع الغيار (اسم القطعة، رقم القطعة، الكمية في المخزون، السعر، المورد)

الخدمات (اسم الخدمة، الوصف، التكلفة التقديرية للعمل)

أوامر العمل (تفاصيل العميل والمركبة، الخدمات المطلوبة، قطع الغيار المستخدمة، التكلفة الإجمالية)

ستحتاج قاعدة البيانات إلى السماح للموظفين (الميكانيكيين وموظفي الاستقبال) بما يلي:

تسجيل العملاء الجدد ومركباتهم.

تتبع مستويات المخزون من قطع الغيار وإعادة الطلب.

إنشاء أوامر عمل جديدة وتحديث حالتها (قيد التنفيذ، مكتمل).

إصدار فواتير دقيقة بناءً على الخدمات وقطع الغيار.

الاحتفاظ بسجل صيانة كامل لكل مركبة.

دورك هو تصميم، تطوير، اختبار، وتوثيق قاعدة البيانات للتأكد من أنها تلبي متطلبات المستخدم والنظام.

Task 1

Design a relational database system for Quick Fix Auto using appropriate design tools and techniques, ensuring that it contains at least four interrelated tables that reflect the workshop’s operations — such as Customers, Vehicles, Parts, and Work Orders — and provide clear statements of both user and system requirements. Produce a comprehensive design for

a fully functional system that not only includes interface and output designs, but also demonstrates data validation rules and normalization to improve accuracy and efficiency. Evaluate the effectiveness of the overall design in relation to how well it meets Quick Fix Auto’s user and system requirements, ensuring the solution supports daily activities such as tracking repairs, managing inventory, and generating invoices.

صمّم نظام قاعدة بيانات علائقية لمركز Quick Fix Auto باستخدام أدوات وتقنيات تصميم مناسبة، مع التأكد من احتوائه على أربعة جداول مترابطة على الأقل تعكس عمليات الورشة — مثل العملاء، المركبات، القطع، وأوامر العمل — مع تقديم بيانات واضحة لمتطلبات المستخدم والنظام. قم بإعداد تصميم شامل لنظام يعمل بكامل طاقته لا يشمل فقط تصميمات الواجهة والمخرجات، بل يوضح أيضًا قواعد التحقق من صحة البيانات وتطبيعها لتحسين الدقة والكفاءة. قيّم مدى فعالية التصميم ككل من حيث توافقه مع متطلبات المستخدم والنظام، مع التأكد من أن الحل يدعم الأنشطة اليومية مثل تتبع الإصلاحات، إدارة المخزون، وإصدار الفواتير.

Checklist of evidence required – Entity-Relationship Diagram, Graphical User Interface.

Criteria covered by this task: P1, M1, D1

Unit/criteria reference – To achieve the criteria, you must show that you are able to:

P1 – Design a relational database system using appropriate design tools and techniques, containing at least four interrelated tables, with clear statements of user and system requirements.

M1 – Produce a comprehensive design for a fully-functional system, which includes interface and output designs, data validations and data normalisation.

D1 – Evaluate the effectiveness of the design in relation to user and system requirements.

Task 2

Develop the database system for Quick Fix Auto, providing evidence of the user interface, output, and data validations, while ensuring that queries can retrieve information across multiple tables efficiently. Implement a query language into the relational database system to allow staff to extract meaningful information for management decisions. Implement a fully functional database system, which includes system security and database maintenance, so that customer records, vehicle details, parts inventory, and work orders are accurately managed. Assess whether meaningful data has been extracted using query tools and whether it produces appropriate management information for the workshop. Test the system against user and system requirements, and assess the effectiveness of the testing, including an explanation of the choice of test data used. Finally, evaluate the effectiveness of the database solution in relation to user and system requirements, and suggest improvements to ensure Quick Fix Auto operates more efficiently.

قم بتطوير نظام قاعدة البيانات لشركة Quick Fix Auto مع تقديم أدلة على واجهة المستخدم والمخرجات وآليات التحقق من صحة البيانات، مع ضمان قدرة الاستعلامات على استرجاع المعلومات بكفاءة من جداول متعددة. قم بتنفيذ لغة استعلام داخل نظام قاعدة البيانات العلائقية لتمكين الموظفين من استخراج معلومات مفيدة تساعد في اتخاذ قرارات إدارية فعّالة. نفّذ نظام قاعدة بيانات متكامل الوظائف يشمل إجراءات أمان النظام وصيانته لضمان إدارة دقيقة لسجلات العملاء وتفاصيل المركبات ومخزون القطع وأوامر العمل. قيّم ما إذا كانت البيانات المستخرجة من خلال أدوات الاستعلام ذات معنى وتوفر معلومات إدارية مناسبة لورشة العمل. اختبر النظام بناءً على متطلبات المستخدم والنظام، وقيّم فعالية الاختبار بما في ذلك شرح سبب اختيار بيانات الاختبار المستخدمة. وأخيرًا، قيّم فعالية حل قاعدة البيانات فيما يتعلق بمتطلبات المستخدم والنظام، واقترح تحسينات تضمن تشغيل Quick Fix Auto بكفاءة أعلى.

Checklist of evidence required  – SQL Queries, Source Code, GUI

Criteria covered by this task: P2, P3, P4, M2, M3, M4, D2

Unit/criteria reference  – To achieve the criteria, you must show that you are able to:

P2 – Develop the database system with evidence of user interface, output and data validations, and querying across multiple tables.

P3 – Implement a query language into the relational database system.

P4 – Test the system against user and system requirements.

M2 – Implement a fully-functional database system, which includes system security and database maintenance.

M3 – Assess whether meaningful data has been extracted through the use of query tools to produce appropriate management information.

M4 – Assess the effectiveness of the testing, including an explanation of the choice of test data used.

D2 – Evaluate the effectiveness of the database solution in relation to user and system requirements and suggest improvements.

Task 3

Produce technical and user documentation for Quick Fix Auto, including data flow diagrams and flowcharts that describe how the system works, while ensuring that the documentation clearly reflects how customer records, vehicle details, parts inventory, and work orders are managed. Produce technical and user documentation for a fully-functional system, so that staff can understand, use, and maintain the database effectively. Evaluate the database in terms of improvements needed, and suggest enhancements to ensure the continued effectiveness of the system in supporting Quick Fix Auto’s daily operations.

أنتج وثائق فنية ووثائق للمستخدم لورشة “التصليح السريع”، بما في ذلك مخططات تدفق البيانات (Data Flow Diagrams) والمخططات الانسيابية (Flowcharts) التي تصف كيفية عمل النظام، مع التأكد من أن الوثائق تعكس بوضوح كيفية إدارة سجلات العملاء، تفاصيل المركبات، مخزون قطع الغيار، وأوامر العمل. أنتج وثائق فنية ووثائق للمستخدم لنظام كامل الوظائف، بحيث يتمكن

الموظفون من فهم قاعدة البيانات واستخدامها وصيانتها بشكل فعال. قيّم قاعدة البيانات من حيث التحسينات المطلوبة، واقترح تحسينات لضمان استمرار فعالية النظام في دعم العمليات اليومية لورشة “التصليح السريع”.

Checklist of evidence required –  Data flow Diagrams, Flowcharts, Technical Documentation

Criteria covered by this task: P5, M5, D3

Unit/criteria reference – To achieve the criteria, you must show that you are able to:

P5 – Produce technical and user documentation.

M5 – Produce technical and user documentation for a fully-functional system, including data flow diagrams and flowcharts, describing how the system works.

D3 – Evaluate the database in terms of improvements needed to ensure the continued effectiveness of the system.

Sources of information to support you with this Assignment

Textbooks:

Churcher, C. (2012) Beginning Database Design: From Novice to Professional. 2nd edn. Apress.

Connolly, T. and Begg, C. (2014) Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation and Management. 6th edn. Global Edition. Pearson.

Flejoles, R. P. (2018) Database Theory and Application. Arcler Press.

Karwin, B. (2017) SQL Antipatterns: Avoiding the Pitfalls of Database Programming Pragmatic Programmers, LLC, The.

Kroemke, D. and Auer, D. (2012) Database Concepts: International Edition. 6th edn. Pearson

Other assessment materials attached to this assignment brief  – e.g. work sheets, risk assessments, case study

For L1/2 Firsts only: If you have not achieved the level 2 criteria, your work will be assessed to determine if the following level 1 criteria have been met.

Answer

Request Answer of this Assignment